۰ تا ۱۰۰ ضوابط و استانداردهای فضای اداری

یکی از الزامات سازمان‌ها و شرکت‌ها رعایت ضوابط و استانداردهای فضای اداری در محل کار است؛ بر این اساس شرکت‌ها موظف‌اند حداقل فضای مورد نیاز کارمندان را در اختیارشان قرار دهند. باید بین فضای کار با فعالیت‌هایی که در محیط کار انجام می‌شود هماهنگی وجود داشته باشد. برای فعالیت‌ها و فرایندهای کاری مختلف، انواع دفتر اداری مورد نیاز است؛ در این مقاله به معرفی استاندارد فضای اداری برای هر نفر در فضای کاری سازمان‌ها می‌پردازیم.در ادامه این مقاله با هلدینگ آژند آشیانه همراه باشید.

اهمیت رعایت ضوابط و استانداردهای فضای اداری:

دو ویژگی مهم محیط کاری شامل راحتی و طراحی خوبی است که سبب رفاه کارمندان می‌شود و کمیت و کیفیت بازدهی آن‌ها را افزایش می‌دهد. افراد بیشتر زمان خود را در انواع دفتر اداری می‌گذرانند؛ از این رو رعایت استانداردهای مربوطه بسیار مهم است.

بر اساس پروتکل‌های بین‌المللی در کنار استانداردهای فضای اداری باید جنبه‌های دیگر طراحی شامل چیدمان، ارگومتری و استاندارد میزهای کار نیز مورد توجه قرار گیرد. استفاده صحیح از عناصر مختلف در محیط کاری و چیدمان درست آن‌ها موجب افزایش خلاقیت کارمندان خواهد شد.

از سوی دیگر نقش چیدمان وسایل و تجهیزات اداری سازمان یا شرکت در افزایش تعامل بین کارمندان هر مجموعه انکارناپذیر است. زیرا افرادی که بخش زیادی از روز خود را در محیط کاری و در کنار سایر کارمندان می‌گذرانند باید بتوانند تعاملات مناسبی در این فضا داشته باشند.

محیط زیست عامل دیگری است که تحت تأثیر انتخاب درست فضای داخلی محیط کاری قرار می‌گیرد. رعایت درست استانداردها در مورد چیدمان صحیح، لحاظ کردن تغییرات احتمالی و استفاده از مواد مناسب می‌تواند از تخریب زیاد در آینده جلوگیری کند. همچنین مصرف انرژی برای گرمایش و سرمایش فضای اداری کاهش می‌یابد.

انواع فضاهای اداری

فضاهای اداری معمولا شامل بخش های مختلف با کاربرد های متنوعی است که تقریبا در تمام اداره ها دارای الگوی ثابتی می باشد. این فضاها به ترتیب زیر دسته بندی می شوند.

• فضای کار شخصی: اتاق های کاملا بسته و یا سلول های نیمه محصور که به منظور انجام فعالیت های شخصی و بدون نیاز به مشارکت و همفکری با سایر کارمندان تعبیه می شود.
• فضای کار گروهی: فضاهای جمعی که می تواند شامل اتاق جلسات و یا اتاق کنفرانس باشد.
• انبار: فضایی به منظور نگهداری و چیدمان مدارک و اطلاعات می باشد.
• اتاق انتظار: در استاندارد طراحی فضای اداری باید ابعاد و اندازه های صحیح اتاق انتظار را در نظر داشته باشید. این فضاهای هم به صورت بسته و نیمه بسته می توانند طراحی شوند.
• فضاهای رفت و آمد: این گونه فضاها در استاندارد طراحی فضای اداری از اهمیت بالایی برخوردارد هستند.
• فضای استراحت کارمندان: این فضا نیز می تواند به صورت محصور و یا باز طراحی شود. البته حتما لازم است در صورت طراحی فضای باز به جهت استراحت کارمندان در کنار آن فضای بسته نیز طراحی شود.

حداقل فضای مورد نیاز کارمندان چقدر است؟

به طور مشخص و قطعی نمی‌توان گفت استاندارد فضای اداری برای هر نفر کارمند چقدر است و پاسخ به این سؤال چندان آسان نیست. طبق گزارش‌های مختلف در سال‌های اخیر در کشورهای توسعه‌یافته فضای کاری هر کارمند در شرکت‌ها و سازمان‌ها کاهش‌یافته و از ۱۷ مترمربع به ازای هر نفر، به ۱۱ مترمربع رسیده است.

میانگین فضای کاری در انواع دفتر اداری در شرکت‌های خصوصی کشورهای توسعه‌یافته برای هر کارمند تقریباً ۱۱ مترمربع است. که از این مقدار فقط ۴ تا ۶ مترمربع آن به فضای کار اختصاص می‌یابد و بقیه فضا برای انبار، اتاق کپی، سالن کنفرانس، آشپزخانه، راهروها و بقیه فضاهای موجود در دفاتر اداری استفاده می‌شود. این موارد جزو مهم ترین ضوابط و استانداردهای فضای اداری محسوب می شوند.

معرفی انواع دفتر اداری:

نوع دفتر کار نیز در تعیین حداقل فضا و استاندارد فضای اداری برای هر نفر تأثیر دارد. به طور کلی چهار نوع دفتر کاری وجود دارد:

۱.دفتر با پلان سلولی:  در چنین ساختاری فضای موجود به قسمت‌های کوچک‌تر یا انفرادی تقسیم می‌شود و برای انجام کارهای فردی که نیازی به تبادل اطلاعات و تعامل کارمندان نیست، مناسب است. اجرای دفتر با پلان سلولی با استفاده از پارتیشن اداری و ایجاد اتاق‌های جداگانه امکان‌پذیر است.

۲.دفتر با پلان باز:  این دفاتر دارای یک فضای باز و بزرگ هستند که هیچ تقسیم‌بندی‌ای در آن‌ها صورت نمی‌گیرد. دفتر با پلان باز برای گروه‌های کارمندی بزرگ که فعالیت‌های آن‌ها فاقد تقسیم‌بندی جزئی است و نیاز به تمرکز بالا برای انجام کار ندارند، مناسب است.

۳.دفتر فعالیت محور:  برای ایجاد فرصت‌ها و فضای مناسب فعالیت‌های کاری متنوع از دفاتر فعالیت محور استفاده می‌شود. در این فضاهای کاری کارمندان می‌توانند به نوع کار و وظیفه خود در هر زمان از طول روز محل کار تغییر دهند.

۴.دفتر گروهی:  این دفاتر برای انجام کار گروهی که در آن تعداد زیادی کارمند حضور دارند مناسب هستند. در این صورت تمرکز بیشتری روی کار خواهند داشت و حواسشان پرت سایر افراد متفرقه نمی‌شود. دفتر گروهی برای گروه‌های کاری خلاق که جلسات طوفان فکری برگزار می‌کنند ایده‌آل خواهد بود.

استاندارد طراحی فضای اداری سلولی

این نوع چیدمان فضای اصلی را به فضاهای کوچک تر متعددی تقسیم می کند به این صورت که هر فردی فضای شخصی و جداگانه ای به صورت محصور  و نیمه محصور داشته باشد. طراحی سلولی برای آن دسته از فعالیت ها که نیازی به تعامل مداوم و تبادل اطلاعات بین کارمندان وجود ندارد، مناسب است.

استاندارد طراحی فضای اداری باز

این مورد یعنی پلان باز یا آزاد در استاندارد طراحی فضای اداری ، از به روز ترین و مدرن ترین انواع فضاهای اداری است که امروزه از محبوبیت بالایی برخوردار شده است. این مورد برخلاف مورد قبلی برای فضاهای اداری که به دنبال کارهای تیمی و گروهی و تبادل اطلاعات هستند، مناسب است.

استاندارد طراحی فضای اداری فعالیت محور

برای بالا بردن روحیه کارمندان و بهبود عملکرد آن ها، این روش بهترین روش طراحی است که پیشنهاد می شود. در این طراحی پلان کارمندان هر زمان که لازم باشد بسته به نوع فعالیتی که خواهند داشت، مکان خود را تغییر داده و همین امر موجب بهبود روحیه آن ها و از بین بردن خستگی می شود.

استاندارد طراحی فضای اداری گروهی

یکی دیگر از انواع استاندارد طراحی فضای اداری ، فضاهای کار گروهی است. استفاده از این نوع پلان بیشتر در فضاهایی که به دنبال کارهای خلاقه و کارهای گروهی می باشند گزینه مناسبی است.

نکات مهم استاندارد طراحی فضای اداری:

طراحی فضای اداری به صورت درست و اصولی، جزئیات خاصی دارد که باید به آن ها توجه شود. از مهم ترین نکات استاندارد طراحی فضای اداری می توان به موارد زیر اشاره نمود.

۱.نورپردازی

یکی از مهم ترین نکات استاندارد طراحی فضای اداری ، طراحی صحیح و استاندارد نورپردازی می باشد. چراغ ها باید دمای رنگی مشابهی داشته باشند. در فضاهایی مانند راهرو ها و فضاهای عبور و مرور باید از نورپردازی های استفاده کرده که با سنسور حرکت کار می کنند و یا با تیمر تنظیم می شوند. پنجره ها و بازشو های ساختمان های اداری باید به گونه ای باشد که نور مناسب و خوبی را در طی روز دریافت کند. نور شرق و نور پراکنده شمال برای فضاهای اداری مناسب هستند.

۲.تهویه

شرایط آب و هوایی فضایی که کارمندان در آن جا مشغول هستند از اهمیت بالایی برخوردار است. عواملی هم چون سرعت جریان هوا، دما، رطوبت و … باید در استاندارد طراحی فضای اداری در نظر گرفته شوند. از همین رو طراحی و نصب یک سیستم تهویه مناسب و استاندارد از اولویت های طراحی می باشد.

۳.دکوراسیون

استاندارد طراحی فضای اداری ایزو ۶۳۸۵ مرتبط ترین مبحث برای توضیح و تفصیل نوع دکوراسیون و چیدمان مبلمان در فضا است. طراحی مبلمان و فضاهای داخلی نباید به گونه ای باشد که کوچک ترین خطری از لحاظ ایمنی برای کارکنان به وجود آورد. استفاده ازمبلمان مناسب در طراحی داخلی فضاهای اداری از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا جلوه و ظاهر این گونه فضاها را به وجود آورده و در کیفیت بصری فضا بسیار موثر هستند.

قبل از خرید هر گونه مبلمان باید به متراژ فضا توجه داشته باشید. تناسبات در طراحی چیدمان حرف اول را می زند. طول استاندارد مبلمان اداری به طور میانگین بین ۲۰۰ تا ۲۲۰ سانتی متر در طول و دارای عرض ۷۰ تا ۹۰ سانتی متر می باشد.

۴.رنگ

رنگ ها تاثیر بسیار مهمی بر محیط اطرافشان دارند و می توانند افراد را تحت تاثیر قرار بدهند. آنچه که واضح است عدم استفاده از رنگ های تند و یا شارپ در فضاهای اداری است. البته می توان در فضاهایی مانند اتاق های بازی یا استراحت در فضاهای اداری از رنگ های تند و گرم استفاده نمود، اما بهترین انتخاب رنگ های خنثی و ملایم برای فضای کاری می باشد. در عین حال باید توجه داشته باشید از رنگ هایی مانند خاکستری یا رنگ های مرده در فضای اداری استفاده نشود.

ضوابط و استانداردهای فضای اداری برای ملاقات ها

تا اینجا در مورد فضای اختصاصی کار کارمندان صحبت کردیم ولی علاوه بر این باید فضایی جهت ملاقات و تعامل با سایر کارمندان نیز در محیط کار در نظر گرفت. این فضا از راهروهای دفاتر گرفته تا اتاق کنفرانس را شامل می‌شود؛ حداقل فضای پیشنهادی برای ملاقات به‌صورت زیر مطرح شده است:

• فضای ملاقات در پلان باز: به‌ازای هر نفر ۱٫۵ مترمربع
• فضای ملاقات در پلان سلولی یا بسته: به‌ازای هر نفر ۲ مترمربع،
• با وجود تجهیزات و مبلمان: به‌ازای هر نفر ۳ مترمربع
• نقطه ملاقات برای کارمندان و افراد ایستاده: به‌ازای هر نفر ۱ مترمربع